Når dere er ferdige med alt det morsomme dere har brukt pengene fra Frifond på, gjenstår det en bitteliten detalj: Frifond-rapporten. For å levere den logger du deg inn i søknadsportalen, øverst på denne siden.

Rapporten trenger ikke være lang, men det er noen ting som må være med  for at vi skal kunne godkjenne den. Dette står det mer om i retningslinjene til hver enkelt støtteordning, men her er en kort oppsummering:

Hva må rapporten inneholde?

– En beskrivelse av hvordan det gikk med prosjektet deres. I søknaden lager dere en beskrivelse av hva dere vil gjøre. I rapporten skriver dere om prosjektet gikk etter planen, hva som gikk bra og hva som kunne ha gått bedre.

– Et regnskap. Det er en konkret oversikt over alt dere har brukt penger på i prosjektet og hvilke inntekter dere har hatt.

– Kopier av kvitteringer eller fakturaer for alt dere har brukt Frifond-penger på – det vi i Frifond kaller bilag. Dere kan ta bilde av dem, scanne dem og laste dem opp eller kopiere dem og sende dem til oss i posten. Hvis dere tar bilder av kvitteringene og laster opp bildene, er det viktig at det går an å lese hva som står på kvitteringene. Hvis dere sender kopier av kvitteringene i posten må dere huske å legge ved et ark hvor dere skriver søknadsnummeret deres. Under kan dere lese mer om hva et gyldig og hva et ugyldig bilag er.

– Et eksemplar eller kopi av det dere lagde (hvis dere lagde noe). Mange Frifond-prosjekter handler om å lage film, magasiner eller musikk. Frifond-rapporten må inneholde et eksemplar av filmen, en lenke til musikken dere spilte inn eller en kopi av magasinet.

Hva mer må vi huske på?

– Det er den personen som er oppgitt som juridisk ansvarlig som har ansvaret for at det som står i søknaden og rapporten er korrekt, og at dere har brukt pengene slik dere har sagt at dere skal.

– Dere må ta vare på de originale kvitteringene i minst ett år etter at dere har levert rapporten. Legg dem for eksempel i en mappe på et lurt sted.

– Dersom vi ikke mottar en fullstendig rapport med kopi av alle nødvendige bilag innen rapportfristen, kan vi kreve at dere betaler tilbake pengene. Det vil vi helst unngå.

Hva er egentlig et gyldig bilag?

Under ser du et eksempel på ett gyldig bilag (det til høyre) og ett ugyldig bilag (det til venstre).

Det ser kanskje enkelt ut, men det finnes noen regler for hva som er et gyldig og hva som er et ugyldig bilag.

Gyldige bilag skal inneholde:

– Navn på den som selger (i eksempelet over er selger Clas Ohlson)

– Adresse til den som selger (for eksempel Torggata 6)

– Fødselsdato eller organisasjonsnummer til den som selger eller leverer en vare eller tjeneste (dette står på alle kvitteringer du får fra butikken og de aller fleste formelle fakturaer)

– Spesifikasjon av hva som ble solgt eller levert (kassettbånd)

– Totalt beløp (for eksempel 400.00 kroner)

– Dato for salget eller leveransen (for eksempel 17.02.2018)

Hva er et ugyldig bilag? 

– Ordrebekreftelser

– Pakksedler

– Bankterminalutskrifter eller nettbankutskrifter

– Hjemmelagde kvitteringer som ikke inneholder all informasjonen et gyldig bilag må inneholde, altså som mangler hele eller deler av informasjonen et gyldig bilag skal inneholde