hjelp Arkiver - Frifond

Når dere er ferdige med alt det morsomme dere har brukt pengene fra Frifond på, gjenstår det en bitteliten detalj: Frifond-rapporten. For å levere den logger du deg inn i søknadsportalen, øverst på denne siden.

Rapporten trenger ikke være lang, men det er noen ting som må være med for at vi skal kunne godkjenne den. Dette står det mer om i retningslinjene til hver enkelt støtteordning, men her er en kort oppsummering:

Hva må rapporten inneholde?

– En beskrivelse av hvordan det gikk med prosjektet deres. I søknaden lager dere en beskrivelse av hva dere vil gjøre. I rapporten skriver dere om prosjektet gikk etter planen, hva som gikk bra og hva som kunne ha gått bedre.

– Et regnskap. Det er en konkret oversikt over alt dere har brukt penger på i prosjektet og hvilke inntekter dere har hatt.

– Kopier av kvitteringer eller fakturaer for alt dere har brukt Frifond-penger på – det vi i Frifond kaller bilag. Dere kan ta bilde av dem, scanne dem og laste dem opp eller kopiere dem og sende dem til oss i posten. Hvis dere tar bilder av kvitteringene og laster opp bildene, er det viktig at det går an å lese hva som står på kvitteringene. Hvis dere sender kopier av kvitteringene i posten må dere huske å legge ved et ark hvor dere skriver søknadsnummeret deres. Under kan dere lese mer om hva et gyldig og hva et ugyldig bilag er.

– Et eksemplar eller kopi av det dere lagde (hvis dere lagde noe). Mange Frifond-prosjekter handler om å lage film, magasiner eller musikk. Frifond-rapporten må inneholde et eksemplar av filmen, en lenke til musikken dere spilte inn eller en kopi av magasinet.

Hva mer må vi huske på?

– Det er den personen som er oppgitt som juridisk ansvarlig som har ansvaret for at det som står i søknaden og rapporten er korrekt, og at dere har brukt pengene slik dere har sagt at dere skal.

– Dere må ta vare på de originale kvitteringene i minst ett år etter at dere har levert rapporten. Legg dem for eksempel i en mappe på et lurt sted.

– Dersom vi ikke mottar en fullstendig rapport med kopi av alle nødvendige bilag innen rapportfristen, kan vi kreve at dere betaler tilbake pengene. Det vil vi helst unngå.

Hva er egentlig et gyldig bilag?

Under ser du et eksempel på ett gyldig bilag (det til høyre) og ett ugyldig bilag (det til venstre).

Det ser kanskje enkelt ut, men det finnes noen regler for hva som er et gyldig og hva som er et ugyldig bilag.

Gyldige bilag skal inneholde:

– Navn på den som selger (i eksempelet over er selger Clas Ohlson)

– Adresse til den som selger (for eksempel Torggata 6)

– Fødselsdato eller organisasjonsnummer til den som selger eller leverer en vare eller tjeneste (dette står på alle kvitteringer du får fra butikken og de aller fleste formelle fakturaer)

– Spesifikasjon av hva som ble solgt eller levert (kassettbånd)

– Totalt beløp (for eksempel 400.00 kroner)

– Dato for salget eller leveransen (for eksempel 17.02.2018)

Hva er et ugyldig bilag?

– Ordrebekreftelser

– Pakksedler

– Bankterminalutskrifter eller nettbankutskrifter

– Hjemmelagde kvitteringer som ikke inneholder all informasjonen et gyldig bilag må inneholde, altså som mangler hele eller deler av informasjonen et gyldig bilag skal inneholde

Tips 1: Ha en klar idé

Vi i Frifond er glad i klare og tydelige ideer, for da skjønner vi hva det er dere tenker å bruke pengene på. Dere kan ha den beste ideen i verden, men om man ikke skriver det detaljert ned i søknaden er det vanskelig for oss i Frifond å vite hva dere tenker å bruke pengene på.

Hvis dere for eksempel vil lage en festival, må du som skriver søknaden skrive hvor festivalen skal være, hvem som skal arrangere, hva slags utstyr dere skal leie inn og hvilke band dere har lyst til å invitere, hvem dere tenker at skal komme på festivalen og hva dere skal gjøre for å få folk til å dukke opp på festivalen deres.

Tips 2: Sjekk om vi kan støtte prosjektet deres

Det er easy peasy – du bruker bare denne sjekklista her.

Er dere fremdeles usikre på om vi kan støtte prosjektet deres eller ikke anbefaler vi at du leser gjennom retningslinjene, sjekker siden for ofte stilte spørsmål eller sender oss en melding. For Frifond barn og unge er det punkt 3 i retningslinjene som er mest relevant, for Frifond teater og Frifond musikk er det punkt 3 og 4 som er mest relevant for å forstå hva man kan få støtte til, og hva det er Frifond dessverre ikke gir penger til.

Tips 3: Sett opp et budsjett før du begynner med søknaden

Et budsjett er en oversikt over hva dere har tenkt til å bruke pengene på, og hvilke inntekter dere har i prosjektet. Det kan virke litt komplisert, men det er egentlig ikke så vanskelig.

Hvis vi tar inntekter først: For å søke om støtte fra Frifond barn og unge, Frifond musikk eller Frifond teater trenger dere ikke noen flere inntekter enn støtten dere får fra oss. Hvis dere likevel tenker å søke om støtte fra noen andre eller bruke av egne sparepenger er det viktig at dere skriver opp det i budsjettet også.

Når det kommer til hva dere tenker å bruke penger på trenger vi en detaljert oversikt over alt dere skal bruke penger på. Her kan det være lurt å sjekke hva ting koster før man setter opp et budsjett. Skal dere leie lokale må dere vite hvor mye det koster, skal dere leie lyd- og lysutstyr kan det variere veldig i pris.

Husk at det er noen ting dere ikke kan bruke penger fra Frifond på. Konkret hva det er står forklart i retningslinjene for hver støtteordning. Eksempler på hva dere ikke kan bruke pengene på kan for eksempel være lønn til dere selv, innkjøp av dyrt lyd- og lysutstyr, reise til en annen del av landet eller til utlandet eller kjøpe billetter til kino, Tusenfryd, Bø Sommarland eller andre steder hvor man ikke står for aktiviteten selv.

Stikkord: hjelp

Hjelp, jeg skal skrive Frifond-rapport!